DATEV: Für durchgängig digitalisierte Unternehmensabläufe
Nürnberg, 05. September 2016: Integrierte, durchgängig digitale Prozesse sorgen für mehr Effizienz im Unternehmen. Auf der IT & Business in Stuttgart (04.-06.10.2016), demonstriert die DATEV eG am Beispiel der Rechnungsprüfung, wie sich die zugehörigen Prozessschritte mit Hilfe von DATEV-Lösungen zu einem digitalen Workflow verbinden lassen. Im ECM Solutions Park des BITKOM am Messestand 1B31 in Halle 1 zeigen die DATEV-Fachleute das Zusammenspiel eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit den Anwendungen für das Rechnungswesen in einem ganzheitlichen Prozess und beraten umfassend dazu.
Im Mittelpunkt steht dabei die Dokumentenmanagement-Lösung DATEV DMS classic. Darin wird die Eingangsrechnung zunächst in digitaler Form archiviert. Die DMS-Komponente zur Texterkennung ordnet dann in Verbindung mit einem Werkzeug zur Rechnungsprüfung Daten wie Rechnungsdatum, Rechnungsnummer und Betrag den richtigen Kategorien zu und übergibt sie als Vorschlag in die Ablagemaske. Handelt es sich bei der Eingangsrechnung um ein elektronisches Dokument im ZUGFeRD-Format, werden die enthaltenen Daten automatisch importiert und weiterverarbeitet.
Basis für durchgängig digitale Rechnungsprüfung
Für die notwendige Prüfung hinsichtlich formaler und sachlicher Richtigkeit führt das Tool DATEV DMS Rechnungsprüfung classic die Rechnung durch einen vom Unternehmen definierten Prozess. Dieser lässt sich nach individuellen Kriterien im Unternehmen festlegen. Über zusätzliche Einstellungen kann beispielsweise bestimmt werden, dass ab einem bestimmten Rechnungsbetrag ein Vier-Augen-Prinzip einzuhalten ist oder der Chef persönlich die Rechnung zusätzlich freigeben muss.
Ist die Prüfung abgeschlossen und die Buchungsfreigabe erteilt, belegt der Buchungsassistent Teile des Buchungssatzes automatisch vor. Informationen wie das Rechnungsdatum, der Betrag oder die zu belastende Kostenstelle werden dabei an das Programm DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesen übergeben. Nach erfolgter Buchung wird im Programm ein Beleglink erzeugt und die Buchungszeile mit dem DMS-Belegbild verknüpft. So läuft der gesamte Prozess rund um die Eingangsrechnungen von der Prüfung über die Verbuchung bis hin zur Archivierung durchgängig digital ab. Der manuelle Aufwand reduziert sich dadurch signifikant.
Schneller, günstiger, weniger fehleranfällig
Der komplett digitalisierte Prozess bringt für die Unternehmen eine Reihe von Vorteilen mit sich. Mitarbeiter werden von zeitraubenden Routinearbeiten entlastet und können für anspruchsvollere Tätigkeiten eingesetzt werden. Zudem sinken die Kosten, weil Wege- und Liegezeiten für die Rechnungen entfallen und Lagerflächen reduziert werden können. Im Gegenzug erhöhen sich durch das zentrale digitale Archiv Transparenz und Auskunftsfähigkeit im Unternehmen, aber auch in der Zusammenarbeit mit Lieferanten und Kunden. Die Bearbeitung der Rechnungen und zugehöriger Dokumente bleibt langfristig nachvollziehbar, sodass die Software bei der gesetzeskonformen Archivierung unterstützt.
Die beschriebene Prozesskette kann auch über Unternehmensgrenzen hinweg gestaltet werden. So können auch Betriebe davon profitieren, die ihre Buchführung in der Steuerberatungskanzlei erledigen lassen. Dazu lassen sich die Dokumente inklusive der bereits erfassten Metadaten aus dem DMS an die Cloud-Lösung DATEV Unternehmen online übergeben. Sie befinden sich dann auf einer sicheren gemeinsamen Arbeitsplattform im DATEV-Rechenzentrum, wo sie von der Kanzlei abgerufen und verbucht werden können.
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DATEV eG
Benedikt Leder
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